Privacyverklaring

Uitgangspunten

Ons bedrijf gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Hierbij houden wij ons aan de volgende uitgangspunten:

Betrokkenen
Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegeven van die betrokkenen die belanghebbend zijn bij de uitvoering van de aan ons opgedragen werkzaamheden. [Optioneel: Ook verwerken wij persoonsgegevens van medewerkers die onder onze verantwoordelijkheid werkzaamheden voor ons bedrijf verrichten. Dat kunnen medewerkers zijn met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, maar dit kunnen ook stagiaires, uitzendkrachten of freelancers zijn.]
Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet (behoorlijk en zorgvuldig) verwerkt.
Grondslag en doelbinding
Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
Dataminimalisatie
Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Daarbij is minimale gegevensverwerking het uitgangspunt. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het gedurende een bepaalde periode bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om opgedragen werkzaamheden goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Al onze medewerkers gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens, behandelen deze vertrouwelijk en uitsluitend voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld.
Doorgeven aan derden
Wij geven persoonsgegevens uitsluitend door aan derden wanneer dat in het kader van de uitvoering van de aan ons opgedragen werkzaamheden noodzakelijk is.
Diensten of faciliteiten van derden
Wanneer wij in het kader van de verwerking van persoonsgegevens gebruik maken van diensten of faciliteiten van derden, maken wij afspraken met hen waar deze diensten en faciliteiten aan moeten voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet.
Rechten van betrokkenen
Wij informeren betrokkenen tijdig over de rechten die zij hebben in het kader van de privacywetgeving en wij honoreren alle rechten van betrokkenen.
Beveiliging
Wij nemen passende organisatorische en technische maatregelen om de door ons verwerkte persoonsgegevens adequaat te beschermen.

Algemeen

Over Van Luin

Van Luin adviseert over en bemiddelt in financiële diensten en producten. Waaronder verzekeringen. Naast advies ondersteunen wij onze klanten bij de totstandkoming en het onderhoud van deze producten en diensten. Bij deze dienstverlening verwerken wij een veelheid van (persoons)gegevens

Waarom dit Statement

Wij zijn verantwoordelijk om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Wij moeten daarbij voldoen aan de eisen van privacyregelgeving. Wij willen graag transparant zijn over de soorten gegevens die wij verwerken, de doelen van de verwerking, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft ten aanzien van uw eigen gegevens. In dit Privacy-statement informeren wij u hierover. Heeft u nog vragen? Neemt u dan contact met ons op. Onze contactgegevens vindt u hiervoor.

Het bereik

Dit statement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Dit statement is van toepassing op Van Luin relaties en medewerkers en heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van voornamelijk cliënten, maar ook van medewerkers.

Categorieën betrokkenen

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van betrokkenen wanneer zij een of meer van de volgende hoedanigheden hebben:

Opdrachtgevers
Verzekeringnemers
Verzekerden
Begunstigden
Kredietnemers
Tegenpartijen (aansprakelijkgestelden en benadeelden)
Bestuurders van verzekerde voertuigen • Nabestaanden
Contactpersonen van leveranciers
Werknemers van ons kantoor

Ook bewaren wij persoonsgegevens van ex-cliënten als onze aansprakelijkheidspositie dat verlangt.

Categorieën instanties aan wie persoonsgegevens worden doorgegeven

Wij geven persoonsgegevens slechts door aan die partijen die een aantoonbare en essentiële rol vervullen bij het uitvoeren van de aan ons opgedragen werkzaamheden. Dit zijn (niet limitatief):

Verzekeringsmaatschappijen
Geldverstrekkers
Banken
PPI’s, APF’s en pensioenfondsen
Schade-experts
Schadeherstellers
Taxateurs
Alarmcentrales
Arbodiensten
Reïntegratiebedrijven
Arbeidsdeskundigen
Notarissen
Fiscalisten
Accountants / administratiekantoren • Beleggingsinstellingen
Vermogensbeheerders
Belastingdienst
Service providers
Toezichthouders
Klachteninstituut
Salarisadministrateurs

Uw gegevens

Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om

Met de gegevens die wij van u ontvangen, gaan wij zorgvuldig om. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om te voorkomen dat onbevoegde derden kennis kunnen nemen van deze gegevens. Ook zijn al onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring met ons kantoor aangegaan.

Uw persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens. Ook verwerken wij zogenaamde bijzondere en ook strafrechtelijke gegevens. Ten aanzien van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens vragen wij om de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene(n) om deze gegevens te mogen verwerken.
Het gaat in alle situaties uitsluitend om die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om:

Met betrokkene(n) te kunnen communiceren op de door tussen partijen overeengekomen wijze;
De opgedragen werkzaamheden te kunnen uitvoeren;
De gewenste financiële producten tot stand te brengen.
Wij kunnen altijd onderbouwen waarom wij in specifieke situaties de gevraagde persoonsgegevens verwerken.Wij gebruiken tenminste een van de volgende gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

De uitvoering van een overeenkomst van opdracht (bijvoorbeeld advies en bemiddeling van eenfinancieel product, het verlenen van nazorg, het uitvoeren van een financiële planning of eensecond opinion);
Toestemming van betrokkene(n) (bijvoorbeeld wanneer wij een vrijblijvend oriënterend gesprekhebben gevoerd met een potentiële klant en wij hebben gevraagd of wij – met het oog op een mogelijk toekomstige opdracht – gegevens van deze potentiële klant gedurende een bepaalde periode mogen bewaren);
Wettelijke verplichting; deze grondslag volgt bijvoorbeeld uit onze positie als werkgever;
Gerechtvaardigd belang van ons kantoor als verwerkingsverantwoordelijke (wij bewarenbijvoorbeeld dossiers met daarin persoonsgegevens langer dan strikt noodzakelijk in verband met onze aansprakelijkheidspositie).Wat is de situatie indien u ons bepaalde informatie niet geeft of ons beperkt in het gebruik?
Het opstellen van een goed financieel advies kunt u vergelijken met het maken van een puzzel. Er zijn vele, afzonderlijke stukjes die bij het begin van onze werkzaamheden allemaal door elkaar liggen. Hebben wij alle stukjes tot onze beschikking, dan slagen wij er bijna altijd in om de puzzel op te lossen en u een compleet beeld te schetsen.

Maar wanneer u ons bepaalde informatie niet wenst te verstrekken of ons beperkingen oplegt in het gebruik hiervan, dan missen wij goed of meerdere “stukjes” van de puzzel. Soms is dat niet onoverkomelijk om u toch een bepaald eindplaatje te kunnen schetsen. Wij zullen u er dan wel op wijzen, dat in dit advies bepaalde gaten kunnen zitten omdat wij niet over alle informatie konden beschikken en wat de consequenties hiervan voor u kunnen zijn.

Missen wij te veel informatie, dan kunnen wij geen verantwoord advies opstellen en zullen wij u informeren dat wij de gevraagde werkzaamheden voor u niet kunnen uitvoeren.

Verstrekken van gegevens aan derden

Uw gegevens worden slechts dan aan verzekeraars en geldverstrekkers verstrekt wanneer het uw uitdrukkelijke wens is om een overeenkomst inzake een financieel product af te sluiten. Dan worden slechts die gegevens aan deze derden verstrekt die strikt noodzakelijk zijn voor het afsluiten van het financiële product.

Wanneer noodzakelijk, geven wij uw persoonsgegevens door aan organisaties die relevant zijn voor de uitvoering van een financieel product. Wanneer u bijvoorbeeld een schade wilt claimen op een afgesloten verzekering, bestaat de mogelijkheid dat een schade-expert bij u langs komt of dat wij een schadehersteller vragen om contact met u op te nemen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk. Wij hanteren bewaartermijnen. Deze zijn mede gebaseerd op de eisen van de AFM en de Belastingdienst:

Zo lang de verzekering van kracht is verzamelen, bewaren en updaten wij de gegevens van deverzekering als ook uw gegevens
Wij bewaren alle financiële stukken tot het eind van het jaar en de daarop volgende 7 jaren. Denkaan bankafschriften, Rekening-Courant overzichten met verzekeraars, etc.
Wanneer een polis wordt beëindigd bewaren wij deze polis (en bijbehorende data) tot het eindvan het jaar en de daarop volgende 5 jaren. Dit wordt ons opgelegd door de AFM / WFT
Wanneer een schade is afgewikkeld bewaren wij dit dossier tot het eind van het jaar en de daaropvolgende 3 jaren. Reden hiervoor is dat u tot drie jaar (na bijvoorbeeld afwijzing) in beroep kunt
gaan. Dan hebben wij het dossier nodig
Wanneer een offerte die wij aan u presenteren geen doorgang vindt, wordt deze (tenzij andersovereengekomen) met alle onderliggende gegevens 1 jaar na uitbrengen van de offerte vernietigd

Uw rechten

Wat zijn uw rechten?

U bent / wordt onze klant. U heeft het recht te bepalen welke gegevens wij van u wij wel of niet ontvangen. U mag ons altijd een overzicht vragen van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Dit overzicht verstrekken wij u kosteloos. Maar daarnaast heeft u nog andere rechten. Het uitgangspunt is dat wij deze rechten respecteren en honoreren. Waar rechten van betrokkenen conflicteren met de belangen van ons bedrijf, zullen wij de wederzijdse belangen zorgvuldig afwegen. Wij vatten deze hieronder samen:

Indien u meent, dat wij bepaalde gegevens over u onjuist in onze administratie hebben verwerkt,dan kunt u om correctie vragen. Wij stellen dit zeer op prijs, omdat wij uiteraard alleen ons werk
goed kunnen doen, wanneer de gegevens waarmee wij voor u werken correct zijn.
Indien u niet langer wilt dat wij bepaalde gegevens in onze administratie hebben geregistreerd, dankunt u ons verzoeken deze gegevens te verwijderen. Uiteraard voldoen wij dan aan uw verzoek.
Wij hebben hierboven aangegeven op welke wijze wij de van u ontvangen gegevens gebruiken.Mocht u op enig moment dit gebruik willen beperken, bijvoorbeeld dat wij bepaalde gegevens niet aan een bepaalde organisatie mogen doorgeven, dan kunt u ons dit laten weten. Ook aan dit verzoek zullen wij dan uiteraard voldoen.
Indien u dat wenst, kunt u ons vragen uw gegevens door te zenden aan een derde. Bijvoorbeeld uw accountant, advocaat of bank. Na ontvangst van uw schriftelijke verzoek zullen wij zo spoedig mogelijk uw verzoek uitvoeren.
Indien wij van derden persoonlijke informatie van u ontvangen, bijvoorbeeld van uw verzekeraar, accountant, bank of andere financieel adviseurs dan informeren wij u over de bron waaruit wij deze informatie hebben ontvangen.

Tenslotte

Beveiliging

Wij nemen passende technische maatregelen om de verwerkingen van persoonsgegevens te beveiligen. Het beschermingsniveau van deze technische maatregelen is afgestemd op de mogelijke risico’s. Wij zorgen voor versleuteling van persoonsgegevens, zorgen voor technische beveiliging van software en data via firewalls en beschermingssoftware en zorgen er ook voor dat de beveiliging van onze website aan de geldende eisen voldoet (SSL).

Ook hebben wij passende organisatorische maatregelen genomen om te voorkomen dat onbevoegden een inbreuk kunnen plegen op de verwerking(en) van persoonsgegevens binnen ons bedrijf. Zo hebben wij ons kantoorpand beveiligd tegen onbevoegd binnendringen en hebben wij de toegangsrechten tot onze datasystemen per medewerker afgestemd op de werkzaamheden die de betreffende medewerker in het kader van de verwerking van persoonsgegevens uitvoert. Wij houden logfiles bij waaruit wij kunnen aflezen wie welke acties binnen onze datasystemen heeft uitgevoerd.

Datalekken

Wij nemen alle maatregelen die in redelijkheid van ons kunnen worden verwacht om te kunnen borgen dat binnen ons bedrijf persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze worden verwerkt. Mocht echter blijken dat er toch een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden (een zogenaamd datalek), dan zullen wij de wettelijk verplichte acties ondernemen. Wanneer wij niet kunnen uitsluiten dat de inbreuk een risico inhoudt voor de persoonlijke levenssfeer van betrokkene(n), zullen wij de inbreuk melden bij de Autoriteit persoonsgegevens (Ap). Ook zullen wij de maatregelen nemen om deze risico’s voor de persoonlijke levenssfeer van betrokkene(n) zoveel mogelijk te beperken, en om herhaling van de inbreuk zo mogelijk te voorkomen. Daarnaast zullen wij betrokkene(n) informeren over aard en omvang van de inbreuk.

Wij informeren onze medewerkers zodat zij enerzijds een inbreuk in verband met persoonsgegevens kunnen herkennen en anderzijds weten wat zij in de betreffende omstandigheden moeten doen.
Wij leggen alle inbreuken in verband met persoonsgegevens vast in een intern register.

Op onze website maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door onze website op uw pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Dit gebeurt direct als u onze website bezoekt. Het gaat hier om zgn. functionele en analytische cookies.

Deze cookies worden gebruikt om onze website beter te laten functioneren en het gebruik van onze website te kunnen analyseren. Waar wij u op onze website om uw gegevens vragen, is dat om een vraag goed te kunnen beantwoorden, of omdat u zich aanmeldt voor een specifieke dienst of service. Deze gegevens gebruiken wij alleen intern en worden niet gedeeld met derden. Het gaat bijvoorbeeld om de volgende gegevens:

de browser die wordt gebruikt (zoals Internet Explorer, Chrome of Firefox);
het tijdstip en de duur van uw bezoek;
foutmeldingen die bezoekers hebben gekregen.

Wijzigingen van het Privacy statement

Het kan voorkomen dat wij dit Privacy statement in de toekomst wijzigen. Op onze website vindt u steeds het meest actuele statement.

Heeft u vragen of klachten?

Zoals hierboven aangegeven, proberen wij zo zorgvuldig mogelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Heeft u vragen over de wijze waarop binnen ons kantoor wordt omgegaan met uw persoonsgegevens? Aarzel dan niet en neem hierover contact met ons op. Wij zullen dan ons best doen om deze vragen zo goed mogelijk te beantwoorden.

Indien u klachten heeft over de wijze waarop ons kantoor met uw persoonsgevens is omgegaan, dan spreken wij de wens uit dat u hierover contact opneemt met de directie van ons kantoor. Wij beloven u dat deze klacht onze aandacht krijgt.
U kunt ons telefonische bereiken onder 030-2368668. U kunt ons ook mailen op info@vanluin.nl Wij hebben ook een website waar u verdere informatie over ons kantoor kunt vinden. Deze website vindt u via www.vanluin.nl

Mocht u toch van mening blijven, dat wij niet zorgvuldig genoeg met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Onze privacyverklaring